Règlements généraux

JOURNAL COMMUNAUTAIRE DE DISRAELI

 Règlement numéro 1

(Juin 2022)

 

Un règlement concernant, de façon générale, la conduite des affaires du journal communautaire de Disraeli (ci-après appelé le “Journal”).

 

1. Siège social :

Le siège social de la corporation est situé au 888, rue Saint-Antoine, Disraeli (Centre Communautaire J. N. Plante).

 

2. Sceau :

Il sera loisible à la corporation d’adopter et de reconnaître un sceau pour valoir comme sceau de la corporation.

 

Les membres

 

3. Catégories :

Il y a deux catégories de membres : Les membres actifs et les membres honoraires.

 

4. Membres actifs :

Toute personne ou tout groupement intéressé à promouvoir les objets du Journal pourra devenir membre actif sur demande à cette fin et sur acceptation du conseil d’administration, en se conformant à toute condition d’admission décrétée par résolution du conseil d’administration, le tout subordonné aux dispositions du présent règlement relatives à la suspension, à l’expulsion et à la démission des membres.  Les membres actifs peuvent résider ou non sur le territoire desservi par le journal.

 

5. Membres honoraires :

Il sera loisible au conseil d’administration, par résolution, de désigner toute personne comme membre honoraire de la corporation.

 

Les membres honoraires n’auront aucune contribution annuelle ou autre à verser.  Ils auront droit d’assister aux assemblées annuelles ou spéciales des membres mais sans y avoir droit de vote.  Ils ne seront pas éligibles comme membres du conseil d’administration ni comme officiers de la corporation.

 

6. Contributions :

Il sera loisible au conseil d’administration de fixer des contributions annuelles payables par ses membres actifs aux taux arrêtés par résolution.

 

7. Cartes de membres :

Il sera loisible au conseil d’administration, aux conditions qu’il pourra déterminer, de pouvoir à l’émission de cartes à tout membre actif en règle.

8. Suspension et expulsion :

Le conseil d’administration pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre actif qui néglige de payer ses contributions à échéance ou qui enfreint quel qu’autre disposition des règlements de la corporation, ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à la corporation.  La décision du conseil d’administration, à cette fin, sera finale et sans appel, et le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il pourra de temps à autre déterminer.

 

9. Démission :

Tout membre actif ou honoraire pourra démissionner comme tel en adressant un avis écrit au secrétaire de la corporation.  Toute démission ne vaudra qu’après acceptation par le conseil d’administration et ne prendra effet que le premier jour du mois suivant telle acceptation.  La démission d’un membre actif ne le libère pas du paiement de toute contribution due à la corporation jusqu’à jour où telle démission prend effet.

 

Les assemblées des membres

 

10. Assemblée annuelle :

«L’assemblée générale annuelle des membres de la corporation aura lieu à la date que le conseil d’administration fixera chaque année, mais au plus tard avant le 12e mois suivant la fin de la dernière année fiscale (28 février) de la corporation dans le respect des obligations de la Loi sur les compagnies, partie 3.  Elle se tiendra au siège social de la corporation ou en tout autre lieu désigné par le conseil d’administration. Advenant l’impossibilité de tenir l’assemblée générale en personne compte tenu d’une situation extraordinaire, elle pourra être tenue par des moyens technologiques.»¹

 

11. Assemblées spéciales :

Toutes les assemblées générales spéciales des membres seront tenues au siège social de la corporation ou en tout autre lieu désigné par le conseil d’administration, selon que les circonstances l’exigeront.  Il sera loisible au président ou au conseil d’administration de convoquer telles assemblées.  De plus, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition écrite à cette fin, signée par au moins 50 % des membres actifs en règle, et cela dans les huit (8) jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale.  À défaut par le secrétaire de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

 

12. Avis de convocation :

Un avis de convocation à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire doit être envoyé à tous les membres, cinq (5) jours à l’avance.  Un avis de convocation par affichage public peut tenir lieu d’avis de convocation.

 

L’avis de convocation doit indiquer la date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée.  Au cas d’assemblée spéciale, l’avis mentionnera de façon précise les affaires qui y seront transigées.

 

La présence d’un membre actif à une assemblée quelconque couvrira le défaut d’avis quant à ce membre.

 

13. Quorum :

Cinq (5) membres actifs en règle, présents en personne ou par des moyens technologiques, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres.  Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l’ouverture de l’assemblée.¹

 

14. Vote :

À toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle auront droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote.  Les votes par procuration ne seront pas valides.

 

À toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert, ou, si tel est le désir d’au moins le tiers des membres présents, par scrutin secret.  Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs et présents.  Au cas d’égalité de voix, le président a un second vote ou vote prépondérant.

 

Le conseil d’administration

 

15. Nombre :

Les biens et les affaires de la corporation son administrés par un conseil d’administration composé de neuf (9) membres, dont la majorité constitue le quorum résidant dans les municipalités desservies par le journal et provenant d’au moins trois (3) municipalités différentes.

Un poste d’administrateur.trice est aussi réservé à l’ex-président.e pour une période d’un an après l’élection du nouveau président ou de la nouvelle présidente, si le conseil d’administration nouvellement élu le souhaite. Toutefois, cette personne n’a pas droit de vote.²

 

16. Éligibilité :

Tout membre actif en règle sera éligible comme membre du conseil d’administration et pourra remplir telles fonctions.  Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

 

17. Élection et durée des fonctions :

Les administrateurs sont élus pour deux (2) ans par les membres réunis en assemblée annuelle. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu.  Il demeure en fonction jusqu’à la fin de son mandat ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu.

Pour la formation du premier conseil d’administration, un tirage au sort déterminera la durée des mandats soit :

• Cinq (5) administrateurs élus pour deux (2) ans
• Quatre (4) administrateurs élus pour un (1) an

Toute vacance survenue dans le conseil d’administration, pour quelque cause que ce soit, peut être comblée par les membres du conseil d’administration demeurant en fonction, par résolution, pour la balance non expirée du terme pour lequel le membre du conseil d’administration cessant ainsi d’occuper ses fonctions avait été élu ou nommé.

 

18. Administrateur retiré :

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout membre :

1. Qui offre par écrit sa démission au conseil d’administration, à compter du moment où celui-ci, par résolution, l’accepte;
2. Qui cesse de posséder les qualifications requises.
3. Qui s’absente durant 3 réunions consécutives sans motif accpeté par le ou la président(e). Ce retrait doit être voté par le conseil d’administration.
4. Rémunération et dépenses :

Les administrateurs ne doivent pas toucher, à ce titre, une rémunération fixe mais le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à payer les dépenses normales ou spéciales du conseil d’administration.

 

20. Employés :

Le conseil d’administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s’il l’estime à l’occasion nécessaire, et ces personnes jouiront de l’autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le conseil d’administration au moment de leur nomination.

 

21. Responsabilité :

Un administrateur n’est pas responsable des pertes, des dépenses ou des dommages subis par la corporation alors qu’il est en fonction, excepté s’ils résultent de sa propre négligence grossière ou de son omission volontaire.

 

Assemblée du conseil d’administration

 

22. Date des assemblées :

Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.

 

23. Convocation :

Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration.  La présidente ou le président pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à toute autre personne employée de la corporation.

24. Avis de convocation :

L’avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration peut être verbal.  Le délai de convocation sera d’au moins vingt‑quatre (24) heures, mais en cas d’urgence ce délai pourra n’être que de deux (2) heures.  Toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation si tous les membres du conseil d’administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit.

 

25. Quorum et vote :

Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration correspond à la majorité simple de ses administrateurs.trices (50% plus un). L’ex-président.e n’est pas comptabilisé.e dans le calcul du quorum. Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des voix, le ou la président.e en exercice ayant une voix prépondérante dans le cas d’égalité des voix.²

 

26. Président et secrétaire d’assemblée :

Les assemblées du conseil d’administration sont présidées par le président de la corporation.  C’est le secrétaire de la corporation qui agit à titre de secrétaire des assemblées.  À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et / ou un secrétaire d’assemblée.

 

27. Procédure :

Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports.

 

28. Résolution signée :

Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue.  Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

 

29. Participation par téléphone :

Participation par téléphone ou moyens technologiques :

Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide des moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone et par des moyens technologiques. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.¹

 

Pouvoirs des administrateurs

 

30. Pouvoirs généraux :

Les administrateurs de la corporation ont plein pouvoir pour gérer les affaires de la corporation, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, toute espèces de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la corporation lui permet..

 

Les officiers

 

31. Désignation :

Les officiers de la corporation seront le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.  La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier et dans ce cas pourra être désignée sous le nom de secrétaire trésorier.

 

32. Élection :

Le conseil d’administration devra, à sa première assemblée suivant l’assemblée générale annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigeront, élire les officiers de la corporation.  Ceux-ci seront élus parmi les membres du conseil d’administration, sauf pour le secrétaire et le trésorier qui pourront être ou ne pas être membres du conseil d’administration.

 

33. Rémunération :

Aucun officier de la corporation ne sera rémunéré comme tel.

 

34. Délégation de pouvoirs :

Au cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de la corporation, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officiers à tout autre officier ou à tout membre du conseil d’administration.

 

35. Président :

Le président est l’officier exécutif en chef de la corporation.  Il préside toutes les assemblées du conseil d’administration et des membres.  Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.

 

36. Vice-président :

Le vice-président doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l’occasion le conseil d’administration.

 

37. Secrétaire :

Le secrétaire assiste à toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration et il rédige les procès-verbaux.  Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.  Il a la garde du sceau de la corporation, de son livre des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs.

 

38. Trésorier :

Le trésorier a la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité.  Il tient un relevé précis des biens et des dettes, et des recettes et déboursés de la corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin.  Il dépose les deniers de la corporation dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration.

 

39. Autres administrateurs :

Tous les autres administrateurs doivent remplir les fonctions qu’exige leur mandat ou le conseil d’administration.

 

Dispositions financières

 

40. Année financière :

L’exercice financier de la corporation se terminera le 28 février de chaque année, ou à toute autre date qu’il plaira au conseil d’administration de fixer de temps à autre.

 

41. Registres :

Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la corporation prévus par les règlements de la corporation ou toute loi applicable.

 

42. Vérification :

Les états financiers de la corporation seront préparés aussitôt que possible par l’organisme après la fin de chaque exercice financier et adoptés par résolution de son conseil d’administration.

 

43. Effets bancaires :

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation seront signés par les personnes qui seront de temps à autres désignés à cette fin par le conseil d’administration.

 

44. Contrat :

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation seront au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, seront signés par la présidente ou le président.  La présidente ou le président pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à la direction générale de la corporation pour le personnel dont il a la responsabilité et selon la délégation de pouvoir inscrite dans la Politique de gouvernance no 10: Embauche et évaluation du rendement de la directrice générale ou du directeur général.

 

45. Comités :

Le conseil d’administration peut nommer des comités et en fixer la nature et la durée des mandats.

 

46. Règlements :

Le conseil d’administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la corporation, qu’il juge utiles, à condition que ces règlements n’aient effet que jusqu’à l’assemblée annuelle suivante des membres, et s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, qu’ils cessent à ce moment-là d’être applicables.

 

47. Modification des règlements :

Les règlements de la corporation peuvent être abrogés ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une assemblée du conseil d’administration et approuvé à la majorité simple (50 % + 1), des voix des membres réunis en assemblée générale annuelle ou extraordinaire.

 

48. Dissolution :

En cas de dissolution de la corporation, tous ces biens et actifs seront dévolus à une semblable corporation exerçant une activité à but non lucratif dans le milieu.

 

49. Interprétation :

Dans le présent règlement et dans tous les autres que la corporation adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice-versa et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les corporations ou sociétés.

 

En foi de quoi, les soussignés déclarent à Disraeli, Québec, ce _______ jour d’octobre 2000.

 

Note :

¹ Changements 2020-10-27

² Changements 2021-06-03